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LA VIE RÊVÉE DU RESPONSABLE DES SERVICES GÉNÉRAUX
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#Pratique 3 : Réduire les coûts de vos contrats de prestation grâce à des audits
NewsDans la suite des pratiques proposées pour piloter sereinement vos activités, dans cet article nous allons évoquer l’action la plus impactante car elle donne des éléments concrets qui permettent d’agir avec précision sur le plan opérationnel et sur le plan financier, à savoir la réalisation d’audit des contrats de prestations de maintenance et de service.
Pourquoi réaliser des audits pour vos contrats ?
L’audit de contrat est une action de vérification approfondie de l’adéquation de vos besoins aux solutions proposées par vos prestataires. Lorsque ces besoins essentiels ne sont pas satisfaits, les conflits surviennent. Interroger le contrat qui vous lie afin de mieux saisir le sens des clauses contractuelles est la solution ultime.
Concrètement, en analysant les termes juridiques et techniques vous pourrez entre autres :
• Vérifier les conditions d’exécution de vos contrats
Il s’agit ici de s’assurer que les prestataires respectent leurs obligations. L’analyse du mode de fonctionnement du contrat permet de vérifier les astreintes et les horaires de fonctionnement, d’évaluer l’organisation, les moyens humains et le matériel utilisé, la réalisation opérationnelle, le respect des règles d’Hygiène Sécurité et Environnement, le management terrain, la relation client,…
Les informations collectées serviront à vérifier l’adéquation des solutions proposées aux besoins et la réelle exécution des prestations.
• Vérifier le respect des règles d’interventions
Les interventions du prestataire sont – elles conformes à la réglementation ? Les plans de prévention proposés sont-ils signés et prises en compte par les sous-traitants et les intervenants ? Le prestataire a-t-il tous les documents obligatoires (les habilitations, les autorisations, la qualification) ? Respecte – t – il les fréquences d’entretien ou de maintenance tel que l’impose la réglementation ? … Les réponses à toutes ces questions doivent être contenues dans le contrat.
Les préconisations opérationnelles qui découleront de ces vérifications auront un impact considérable sur les coûts.
Réaliser jusqu’à 15% d’économie sur vos factures
Un contrat peut vous coûter plus qu’il n’en faudrait. L’audit de contrat vous permet de payer le juste prix. Grâce aux vérifications vous vous rendrez compte par exemple :
Comme pour les précédentes recommandations, il est préférable de se fier à une expertise externe et indépendante. L’expert pourra vous aider non seulement à mieux comprendre les clauses contractuelles pour éviter les excès mais aussi à rendre vos contrats plus rentables grâce à une analyse minutieuses des budgets et une répartition stratégique des coûts. Un audit bien exécuté peut également vous faire gagner du temps en vous évitant de faire des appels d’offres lorsque la performance opérationnelle et financière sont conjointement au rendez-vous.
Grâce à ces audits de contrats, des entreprises et organisations que Geximm Solutions accompagne ont réalisé des économies notables pour exemple : un engagement 15% d’économie d’énergie, 7% de réduction d’un budget de gardiennage, 11% sur des contrats de nettoyage.
Vous savez à présent comment agir pour améliorer l’existant lorsque les contrats de prestations sont déjà en cours. Toutefois, avant de vous engager avec des prestataires, vous pouvez définir clairement vos attentes. Cette action vous permettra d’anticiper sur les éventuels écueils, de gagner du temps.
#pratique 4 : rédiger un contrat qui challenge vos prestataires tout en vous permettant de piloter leur performance
NewsL’un des défis majeurs de cette mission est de réussir à définir le juste besoin au juste prix afin d’impacter positivement les utilisateurs et occupants. Pour trouver cet équilibre et le maintenir, le manager peut intervenir dès que surviennent les premières insatisfactions.
C’est pourquoi, dans les précédentes articles, nous avons partagé des actions essentielles à mettre en place lorsque les contrats de prestations sont déjà en cours d’exécution.
L’objectif : vous proposer quelques solutions pour réduire les coûts et les pertes de temps liés aux insatisfactions des occupants avec des prestations partiellement ou non exécutées et à la mauvaise foi ou l’incompétence de certains prestataires.
Toutefois, il existe un moyen de se prémunir de ces situations lourdes de conséquences. Si nous devions vous recommander une seule action à faire pour vous assurer un gain de temps, rentabilité et sérénité, ce serait celle-ci : accorder une attention particulière à la rédaction des cahiers de charges et de vos contrats. Il y a trois moments clés : la rédaction du cahier de charges, la sélection des prestataires, la rédaction du contrat.
1. La rédaction du cahier de charges
Le cahier de charges est l’outil fondamental de communication entre le donneur d’ordre et le prestataire. Il permet de présenter clairement le contexte du projet, les spécifications non fonctionnelles et fonctionnelles, les ressources, les délais, les besoins financiers et le budget et d’utiliser le bon langage.
2. La sélection des prestataires
Une fois le cahier de charges transmis, que ce soit dans le cadre d’un appel d’offres ou d’une sollicitation directe du prestataire, les propositions reçues doivent également être minutieusement analysées. Plusieurs vérifications s’imposent. Il est indispensable de s’interroger sur la compétence et la qualification, l’adéquation des solutions proposées aux besoins recensés, de comprendre le langage et la réglementation des prestataires.
S’interroger sur la compétence c’est réussir à distinguer les spécialistes du multiservice et ceux du multitechnique. Il peut arriver que certains acteurs du multitechnique proposent des prestations en multiservices et inversement pourtant ne savent pas faire les deux. Résultat : les services sous-traités, surfacturés et parfois non conformes à la demande initiale.
3. La rédaction du contrat
Qui rédige le contrat ? Est-ce le prestataire sélectionné qui s’en charge pour vous ? Est-ce vous qui le rédigez en interne ? Ou êtes-vous pour la co-construction du contrat avec le prestataire ?
Quel que soit le processus de rédaction choisi, le contrat doit clairement définir les besoins et la manière dont les solutions seront apportées. S’y pencher est le moyen de s’assurer en partie la bonne exécution des services demandées. Prendre la main sur ce document vous permet entre autres d’intégrer des clauses spécifiques qui seront appliquées dès la phase de déploiement du contrat et bien entendu pendant l’exécution de la prestation pour répondre au mieux aux attentes. Celles-ci peuvent concerner les conditions de sortie, les audits, les outils de pilotage, les indicateurs de performance (KPI), …
Vous faire accompagner dans la rédaction de ces deux documents est recommandée si vous ne disposez pas du temps ou de cette expertise en interne. Vous vous assurez ainsi d’avoir les services adéquats au juste prix et exécutés dans les bonnes conditions.
Enjeux énergétiques : challenger le prestataire de maintenance
NewsLe rôle du prestataire de maintenance a évolué, au-delà des dépannages et des maintenances planifiées, il doit-être pour les donneurs d’ordres un vrai partenaire.
Un partenaire que l’on IMPLIQUE dans les enjeux stratégiques comme la #RSE, la #QVT et bien entendu pour les objectifs liés à la sobriété énergétique & au décret tertiaire.
Le TOP 5 pour CHALLENGER vos prestataires de maintenance
1. Élargir le périmètre des prestations
Mettre en place un contrat de maintenance multitechnique = donner les clés de la « maison »
2. S’appuyer sur leur expertise pour conduire les installations
La conduite permet d’agir sur les consignes afin d’avoir un fonctionnement optimal des équipements techniques en maitrisant notamment l’exploitation d’une #GTB
3. Avoir une culture de pilotage des contrats
Maitriser les enjeux contractuels et mesurer la performance du prestataire
4. Engager contractuellement les objectifs de performance
– Définir les livrables et les objectifs (#KPI, bonus/malus, partage des économies,…)
– Définir l’engagement de performance énergétique
– Suivre et analyser les consommations : impact DJU et taux d’occupations
– Exploiter le rapport de prise en charge et/ou d’audit énergétique
– Identifier les actions quick-wins et de sensibilisation des occupants
– Définir le plan pluriannuel d’investissement : ROI <3/5ans, CEE
– Aller plus loin dans la démarche : Monitoring
5. Développer un partenariat
Récompenser le prestataire en lui confiant les travaux d’optimisation et d’amélioration